Politică de confidențialitate

Ultima actualizare: 29 iulie 2026 · Versiunea 1.3

Pe scurt: DentAIM este o aplicație SaaS pentru cabinete stomatologice din România. Datele cabinetului (setări, listă servicii) sunt stocate în Firebase (regiunea europe-west). Pentru generarea mesajelor WhatsApp (instrucțiuni post-tratament, răspunsuri la recenzii, postări sociale), nume, prenume și număr de telefon nu părăsesc niciodată browserul cabinetului — sunt înlocuite cu placeholder înainte de trimiterea promptului, iar numele real este reintrodus local, în cabinet, după generare. Textul pseudonimizat este trimis către Google LLC (Gemini API), folosind o cheie API generată de cabinet pe propriul cont Google AI Studio (model BYOK — Bring Your Own Key). Rezerva tehnică (folosită doar când Gemini e temporar indisponibil) este OpenRouter Inc. printr-o funcție server-side. Nu stocăm istoric de pacienți pe serverele noastre — datele rămân la cabinet (Google Sheets propriu, browser local).

1. Cine suntem

DentAIM este un serviciu de asistență cu inteligență artificială dedicat cabinetelor stomatologice din România. Operatorul de date este:

Denumire: AIM BUSINESS ADVISORY & DEVELOPMENT S.R.L.
Sediu social: București, Sectorul 3, Bulevardul Decebal, Nr. 12, CAMERA 1, Bl. S7, Scara 1, Etaj 5, Ap. 15
Cod unic de înregistrare (CUI): 55090434
Nr. Registrul Comerțului: J2026042337003
EUID: ROONRC.J2026042337003
Reprezentant: Cătălin Mareși, Administrator
Email pentru exercitarea drepturilor GDPR: catalinmaresi@gmail.com
Telefon: 0722 401 511

2. Ce date prelucrăm și de ce

2.1. Date despre cabinetul tău (clientul DentAIM)

Categorie	Exemple	Temei legal
Date de identificare	Nume cabinet, nume doctor, specialitate, oraș, adresă	Executarea contractului (art. 6(1)(b) GDPR)
Date de contact	Email, telefon, link Google Reviews	Executarea contractului
Conținut configurat	Listă servicii, prețuri, cheie API Google Gemini^*	Executarea contractului
Date facturare	Denumire, CUI, adresă facturare	Obligație legală (Codul fiscal)

^* Cheia API Google Gemini este generată de owner-ul cabinetului din propriul cont Google AI Studio (aistudio.google.com/apikey). Este stocată local în browserul cabinetului (localStorage) și sincronizată în Firebase la nivel de cabinet, doar într-un cont protejat; nu ajunge pe niciun alt server. Modelul BYOK (Bring Your Own Key) înseamnă că relația contractuală și financiară cu Google pentru serviciul de inference AI este direct între cabinet și Google, sub Termenii Google AI Studio.

2.2. Date prospect (formular de contact de pe homepage)

Când completezi formularul „Cere un demo" de pe dentaim.ro, prelucrăm:

Categorie	Exemple	Temei legal	Retenție
Date identificare & contact	Nume, telefon, denumire cabinet, planul de interes	Consimțământ (art. 6(1)(a) GDPR) — bifat expres la trimiterea formularului	Maximum 12 luni de la ultimul contact; ștergere anticipată la cerere

Datele sunt folosite exclusiv pentru a te contacta cu privire la serviciu. Nu sunt transmise terților și nu sunt folosite pentru marketing automat. Îți poți retrage consimțământul oricând scriind la catalinmaresi@gmail.com.

2.3. Date pacient procesate prin aplicație

Când cabinetul folosește DentAIM pentru a genera un mesaj AI (instrucțiuni post-tratament, răspuns la recenzii Google, postări sociale), aplicația prelucrează temporar:

Numele pacientului
Numărul de telefon
Tipul vizitei / procedura efectuată / observații clinice
Pentru instrucțiuni post-tratament: descrierea intervenției, anestezia, medicația prescrisă

Acestea sunt date cu caracter personal privind sănătatea (categorie specială, art. 9 GDPR).

Fluxurile reminder, follow-up, rechemare, fișă pacient, deviz, rețetă rulează pe șabloane locale în browserul cabinetului și nu trimit date pacient la niciun furnizor AI.

2.3.1. Mecanisme de pseudonimizare aplicate ÎNAINTE de trimiterea la AI

Toate câmpurile de date pacient sunt filtrate prin trei straturi de protecție înainte ca vreun text să părăsească browserul cabinetului:

Substituire nume la sursă: numele din câmpul dedicat este înlocuit cu placeholder-ul [PACIENT] în promptul construit; numele real rămâne local și e reintrodus în textul primit ÎNAPOI de la AI.
Filtru automat pentru câmpurile libere: dacă medicul scrie numele sau prenumele pacientului în câmpurile de observații clinice sau descrierea intervenției, un filtru local (scrubPatientName) îl înlocuiește cu [PACIENT] înainte de trimitere. Medicul vede textul original în interfață; doar promptul care pleacă este curățat.
Protecție la afișarea progresivă (streaming): răspunsurile AI apar progresiv, cuvânt cu cuvânt. Substituția placeholder-ului cu numele real este gestionată printr-un buffer intern astfel încât [PACIENT] nu apare niciodată vizibil, nici în forma parțială (ex. „[PACI").

Pentru răspunsurile la recenzii Google, un filtru suplimentar (maskReviewerName) șterge numele recenzentului atât din textul recenziei citate cât și din promptul trimis la AI, iar promptul include interdicții stricte împotriva confirmării publice a relației medic-pacient (art. 9 GDPR).

Rol important: Pentru aceste date, cabinetul stomatologic este operatorul de date (deține relația cu pacientul), iar DentAIM acționează ca împuternicit (processor). Vezi acordul de prelucrare a datelor (DPA) — semnat separat la abonare.

3. Cui transmitem datele (sub-procesatori)

Pentru a furniza serviciul, datele tale și cele ale pacienților sunt transmise către următorii sub-procesatori:

Sub-procesator	Scop	Locație	Garanție transfer
Google Ireland Ltd. (Firebase Firestore)	Stocare setări cabinet, sincronizare între dispozitive	UE (europe-west)	În cadrul SEE
Google LLC (Gemini API — furnizor AI principal)	Generarea răspunsurilor AI pentru instrucțiuni post-tratament, răspunsuri recenzii și postări sociale. Cabinetul folosește propria cheie API Google (BYOK), iar apelul se face direct din browserul cabinetului către endpoint-ul Google Gemini. DentAIM nu are acces la cheie și nu intermediază traficul. Textul trimis este pseudonimizat la sursă (fără nume, prenume, telefon pacient) prin trei mecanisme distincte (vezi secțiunea 2.3.1).	SUA / UE (multi-region Google)	Clauze Contractuale Standard (SCC) UE + Data Privacy Framework UE-SUA
OpenRouter Inc. (rezervă tehnică)	Rutare apeluri către modele AI open-source (Gemma, GPT-OSS, Nemotron), folosit doar când Google Gemini este temporar indisponibil. Apel prin funcție Netlify server-side; DentAIM ține cheia OpenRouter (nu ajunge la cabinet). Textul trimis este identic celui pseudonimizat pentru Gemini.	SUA	Clauze Contractuale Standard (SCC) UE
Furnizori de infrastructură de inference contractați de OpenRouter (DeepInfra, Together, Fireworks, Lambda, Hyperbolic ș.a. — listă publicată la openrouter.ai/docs/features/privacy-and-logging)	Execuție efectivă a inferenței modelelor open-source când se activează rezerva. Prompturile pot fi reținute sau folosite pentru antrenarea modelelor, motiv pentru care textul trimis este pseudonimizat la sursă. Relevanți doar dacă rezerva OpenRouter este activă (situație rară).	SUA / UE (în funcție de furnizor)	SCC UE (via OpenRouter)
Google Sheets / Apps Script	Sincronizare programări (doar la cabinetele care îl configurează)	UE / SUA	SCC UE
Netlify (găzduire site cabinet + funcții server-side)	Hosting aplicație și funcția server-side pentru rezerva AI (ai-fallback)	UE / SUA	SCC UE
Plausible Analytics (Plausible Insights OÜ)	Analiză trafic homepage dentaim.ro — cookieless, fără date personale identificabile	UE (Germania)	În cadrul SEE

Transferuri în afara UE/SEE: O parte din prelucrare (generare AI) are loc pe servere din SUA. Acest transfer se face în baza Clauzelor Contractuale Standard adoptate de Comisia Europeană (Decizia 2021/914) și, pentru Google LLC, a adecvării prin Data Privacy Framework UE-SUA (Decizia Comisiei 2023/1795). Numele pacientului este pseudonimizat înainte de trimiterea promptului către orice furnizor AI și este reintrodus local, la nivelul cabinetului, în documentul final.

3.1. Model BYOK (Bring Your Own Key) și tier-ul Google Gemini

Prelucrarea AI principală se face folosind cheia API Google Gemini a cabinetului, sub Termenii Google AI Studio acceptați direct de cabinet. Google oferă serviciul pe două niveluri:

Tier gratuit (Free tier): Google poate folosi prompturile pentru îmbunătățirea propriilor modele. Datorită celor trei mecanisme de pseudonimizare descrise la secțiunea 2.3.1, promptul nu conține date de identificare — însă categoria specială (art. 9 GDPR) impune un standard ridicat de diligență. Recomandăm cabinetului activarea Billing în Google Cloud (chiar și cu 0€ consumat) pentru trecerea pe tier-ul plătit.
Tier plătit (Paid / Enterprise): conform Termenilor Google Gemini API pentru tier-ul plătit, prompturile nu sunt folosite pentru antrenarea modelelor. Recomandat cabinetelor care doresc să elimine acest risc rezidual.

Cabinetul, în calitate de operator de date, decide și configurează nivelul de serviciu al propriei chei; DentAIM oferă instrucțiuni de activare la cerere.

4. Cât timp păstrăm datele

Setări cabinet (Firebase): datele sunt păstrate 30 de zile după încetarea contractului pentru eventuală reactivare. Ștergerea completă (inclusiv din backup-uri) se finalizează în maximum 60 de zile de la încetare.
Date pacient transmise pentru generare AI: nu sunt stocate persistent de DentAIM. Google (pentru fluxul principal Gemini) și, în situația rară a rezervei, OpenRouter și subprocesatorii săi pot reține prompturile conform propriilor politici (inclusiv, pe Google free tier, pentru antrenarea modelelor). Ca mecanism principal de protecție, promptul care ajunge la orice furnizor AI conține doar date pseudonimizate (fără nume, prenume sau telefon al pacientului) și rămâne neatribuibil unei persoane. Recomandarea pentru cabinetele care doresc excluderea completă a utilizării prompturilor pentru antrenarea modelelor este activarea Billing pe cheia Google Gemini (trecere pe tier-ul plătit).
Mesaje generate: stocate doar local în browserul cabinetului (sesiunea curentă), niciodată pe serverele noastre.
Date facturare: 5 ani, conform Legii contabilității nr. 82/1991 și Codului de procedură fiscală.

5. Drepturile tale (utilizator final cabinet sau pacient)

Conform GDPR, ai următoarele drepturi:

Dreptul de acces — să afli ce date avem despre tine;
Dreptul de rectificare — să corectezi date inexacte;
Dreptul la ștergere („dreptul de a fi uitat");
Dreptul la restricționarea prelucrării;
Dreptul la portabilitate — să primești datele în format structurat;
Dreptul de opoziție la prelucrare bazată pe interes legitim;
Dreptul de a-ți retrage consimțământul oricând (când prelucrarea se bazează pe consimțământ);
Dreptul de a depune plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP).

Pentru exercitarea oricărui drept, scrie la catalinmaresi@gmail.com. Răspundem în maximum 30 de zile.

6. Securitatea datelor

Trafic criptat HTTPS/TLS pentru toate apelurile;
Autentificare cu Firebase Auth per utilizator, roluri diferențiate (owner / membru), permisiuni granulare;
Cheia API Google Gemini vizibilă și editabilă doar de owner-ul cabinetului (asistente/recepționere nu au acces);
Cheia API pentru rezerva OpenRouter este stocată exclusiv într-o variabilă de mediu server-side (Netlify Environment Variables) și nu ajunge niciodată în codul frontend livrat cabinetelor;
Pseudonimizare aplicată în trei straturi (câmp dedicat + scrub automat câmpuri libere + streaming safe) — vezi secțiunea 2.3.1;
Firebase Firestore cu reguli de acces restrictiv per cabinet (site_id) și verificare token la fiecare funcție server-side;
Niciun istoric de mesaje generate nu părăsește dispozitivul cabinetului în mod persistent.

7. Cookies & analytics

Homepage-ul folosește Plausible Analytics — un serviciu fără cookies, conform GDPR, care nu colectează date personale identificabile. Aplicația DentAIM în sine nu folosește cookies non-esențiale.

8. Decizii automate și profilare

DentAIM nu ia decizii automate cu efecte juridice asupra pacienților. Toate mesajele generate de AI sunt sub controlul medicului, care le revizuiește înainte de trimitere. Output-ul AI este un instrument de asistență, nu un act medical.

8bis. Evaluare de impact (DPIA) — obligație a cabinetului

Important pentru cabinete:

Prelucrarea de date privind sănătatea (categorie specială, art. 9 GDPR) în combinație cu utilizarea sistematică a unor tehnologii noi (modele de limbaj) intră, în principiu, sub incidența art. 35 alin. (3) lit. (b) GDPR și a listei ANSPDCP privind operațiunile care necesită evaluare de impact (DPIA).

Cabinetul, în calitate de operator de date, este responsabil pentru efectuarea DPIA înainte de operationalizarea DentAIM. DentAIM pune la dispoziția Cabinetului, la cerere, un model de DPIA pre-completat cu descrierea fluxurilor de date, a sub-împuterniciților, a măsurilor tehnice și organizatorice, și a mecanismului de pseudonimizare — pe care Cabinetul îl personalizează și îl aprobă pe propria răspundere. Vezi și clauza 4(5) din DPA.

9. Modificări ale politicii

Putem actualiza această politică. Versiunea în vigoare este publicată permanent la această adresă. Modificările majore sunt anunțate prin email cu cel puțin 30 de zile înainte de intrarea în vigoare.

10. Contact

Pentru întrebări legate de această politică:

Email: catalinmaresi@gmail.com
Telefon: 0722 401 511